Du bon usage de la Messagerie Electronique professionnelle

VERSUS

La dilution des responsabilités et/ou l’absence de communication au travail.

computer

 

En tant que DRH défroqué et après avoir basculé depuis 2 ans de l’autre côté du miroir, ou dans la force « obscure »  comme certains s’amusent à le dire, je retrouve une constante, un invariable des organisations PUBLIQUES et PRIVEES : l’USAGE INTENSIF, COMPULSIVE, ADDICTIVE de la messagerie électronique.

Ce n’est pas tant la messagerie électronique qui est en question, mais son utilisation… à « tout vent » à « toute heure de la journée.  Certains se permettant même de « dégainer le mail » lorsque nous sommes dans les Bras de Morphée et que nous faisons de doux rêves pour oublier une vie professionnelle pas toujours la plus douce et agréable.

Plusieurs raisons peuvent être à l’origine de ces comportements dysfonctionnels, en voilà quelques-unes, ce n’est bien évidemment pas une liste exhaustive :

  • La timidité à rentrer en relation téléphonique ou en contact physique avec mon interlocuteur et par conséquent il peut être plus confortable et rassurant d’écrire.
  • La volonté de garder une trace de ma demande ou de mon information transmise (et son célèbre « mais je t’ai envoyé le mail, tu étais au courant »).
  • Le souhait d’une personne d’exhiber qu’elle travaille…beaucoup… car elle envoie beaucoup de mails…comme s’il y avait une causalité évidente. VADE RETRO le zèle du mail.
  • Monter qu’on est « H 24/7/7 » sur le pont en envoyant les mails à toute heure, avec une volonté plus ou moins consciente de l’émetteur de faire culpabiliser son receveur (« Moi je travaille ») !
  • Se protéger en sortant les parachutes en mettant un nombre incalculable de personnes en copie ; comme si lorsque nous parlions à une personne pour faire passer un message ou une infirmation nous nous adressions toujours à une foule digne des grands rassemblements place de la République. Mais celui qui adresse un email à tant de personnes est comptable de la perte de temps qu’il provoque pour l’organisation, en démultipliant des temps de lectures qui vont de quelques secondes à quelques minutes par autant de personnes non concernées.
  • Considérer que dès que le mail est envoyé, le problème est résolu…Sortons les légumes – « la patate chaude » – avec en plus la bonne conscience de l’avoir fait.
  • Associer une urgence absolue à tous mes emails –tout le monde connaît le TTU. Le problème étant que presque tout devient « priorité », comme si nous avions oublié le discernement nécessaire pour prioriser ou comme si nous étions le 18 ou les pompiers. J’invite chacun à bien réfléchir et à comprendre ce qu’est une urgence.
  • Certains sont insomniaques, mais cela ne les autorise pas à enquiquiner leurs collaborateurs à des horaires nocturnes.
  • Certains n’ont pas de vie personnelle, de vie sociale, de vie familiale riche et par conséquent s’autorisent avec allégresse à « bombarder » des mails, le weekend, à leurs collègues ou pire encore à leurs collaborateurs.

Bien évidemment, la messagerie électronique est un progrès technologique indiscutable. Elle est utile et nécessaire au bon fonctionnement d’une organisation de notre temps. Néanmoins il apparaît URGENT (et là j’emploie ce terme) de former l’ensemble de la chaîne hiérarchique aux bonnes pratiques et aux usages de la messagerie.

 

L’instantanéité n’est pas toujours « la mère des raisons ». Il est important de prendre le temps d’analyser ses pratiques et de prioriser les mails. Tout ne mérite pas la même attention et le même format de réponse.

 

Il est vrai que lorsque nous recevons entre 100 et 300 mails par jours, il est difficile d’avoir la bonne distance pour différencier le « bon grain de l’ivraie ». D’autant plus en étant pris dans « un fleuve de réunions, plus ou moins intéressantes, plus ou moins pertinentes, plus ou moins chronophages… cela relève d’un sujet, nous reviendrons sur la thématique des réunionnites aigues prochainement.

 

Cette multiplication des mails envoyés irrationnelle illustre, entre autres, un besoin de recréer du lien, de la confiance entre les équipes, les collaborateurs, les acteurs de l’aventure collective de l’organisation, du projet, de la vision.

 

Avoir la « tête dans le guidon » peut provoquer des accidents. Cette attitude nous empêche de ne pas percevoir ce qui est important. Pour cela ,  respirons,  prenons le temps de voir ce qui se passe  devant nous, à côté, en levant la tête. Tout commence par dire « Bonjour » à ses collègues et à ses collaborateurs. J’aimerais que cela ne soit qu’une évidence… et pourtant.

 

Qu’en pensez-vous ?